Oli oikein mukava yllätys päästä näin kauniina aurinkoisena päivänä koulusta jo puoliltapäivin:) Mitähän kaikkea sitä voisikaan tehdä… no jäädä kouluun kirjoittamaan koulutehtäviä – tietysti. Onneksi ATK-luokan ikkuinoiden edessä on kaihtimet niin ei ulkona paistava aurinkokaan pääse häiritsemään vaan voi täysin siemauksin nauttia tietokonenäytön himmeästä hohteesta. Mutta itse asiassa ihan oikeasti on aika ruhtinaallista, että voi ryhtyä tekemään koulujuttuja tähän aikaan päivästä, eikä illalla kun lapset ovat menneet nukkumaan.
Niin siitä viestinnästä… Päällimmäinen ajatus tämän päivän tunneilla oli se, että hitto kun meni sairastaessa tuo kurssin alkupuoli. Olisin nimenomaan kaivannut sitä markkinointitietoutta – viestintäjutut sen sijaan ovat todella tuttuja. Edelliseen tekstiin kirjoitin, että hyvä viestintä palvelee mielestäni markkinointia ja voidaan jopa sanoa sen olevan tietyssä mielessä yksi markkinoinnin väylä. En tarkoita kuitenkaan sitä, että ne olisivat yksi ja sama asia. Tiedote ei missään nimessä ole mainos, vaikka hyvällä tiedotteellaa mainosarvoa saavutetaankin. Liikaa mainokselta vaikuttava tiedote ei kiinnosta mediaa. Tiedottajan täytyykin miettiä tarkkaan millaiseen asuun viestinsä pukee, jotta pystyy osoittamaan, että asialla on yleistäkin uutisarvoa pelkän mainosarvon sijaan.
Miten tiedotteesta sitten saa kiinostavan? Siitä, pitäisikö tiedotteen olla julkaisukelpoinen sellaisenaan, on viestinnän ammattilaisten joukossa varmaan yhtä monta erilaista mielipidettä kuin on ammattilaisia. Joidenkin mielestä tiedottajan ei kuulu hoitaa journalistin töitä, toiset taas puolustavat valmiiksi uutistekstiksi kirjoitettua tiedotetta, kolmamsien mukaan tämä riiippuu tiedotteen vastaanottajasta ja neljänsien…. no ymmärsitte varmaan. Yksi keino tehdä tiedotteesta juttumaisempi, on haastatella jotain henkilöä sitä varten, jolloin asiaa koskevat kommentit voi sovittaa jonkun suuhun ja kirjoittaa paperille suorina lainauksina. Olen itse kirjoittanut seminaaritiedotteen, joka lähetettiin medialle muutamaa päivää ennen seminaaria, mutta se oli julkaisuvapaa vasta seminaarin jälkeen. Tiedote kirjoitettiin muotoon: “seminaarissa X keskusteltiin siitä ja siitä ja tämä ja tuo henkilö sanoivat, että…“. Kirjoitin siis etukäteen tiivistelmän siitä, mitä puheenvuorot käsittelivät ja sijoitin sanoja puhujien suuhun. Tässä tapauksessa tiedote toimi halutulla tavalla ja asia herätti kiinnostusta median edustajissa. Varmasti joku viestintää työkseen opettava tyrmäisi nämä edellä mainitsemani keinot täysin. Kauhean halukas en itse kyllä ole niiden käyttämisestä luopumaan, koska olen huomannut, että ne toimivat, joskaan eivät tietenkään kaikissa tilanteissa ole käyttökelpoisia. Tyyli on harkittava tiedotettavan asian, kohderyhmän ja tiedottavan tahon mukaisesti.
Viestinnän pitäisi noudattaa tiedottajan edustaman tahon yleistä profiilia. Kuitenkin tiedottajan pitäisi aina olla sen verran hereillä, että tietää mistä asioista puhutaan: mikä on se mikä kiinnostaa ja mitä on tapetilla? Asioiden uutisarvo kumuloituu kun niistä puhutaan paljon. Näinhän ne poliitikotkin tuppaavat tekemään: osoittavat olevansa ajan hermoilla esittäessään (muka)henkilökohtaisia mielipiteitä pinnalla olevista asioista. (kas kummaa: viimeistään vaalien jälkeen puheet voidaan unohtaa…) Mutta miksei tiedottajakin voisi käyttää tätä asioiden hetkellistä media-arvon nousua aivan yhtälailla hyväkseen? Väkisin ei tietenkään voi yhdistää kahta toisiinsa liittymätöntä asiaa yhteen, mutta kannattaa kuitenkin olla hereillä ja seurata keskustelua.
Suurin osa ihmisistä saa nykyään sähköpostia varmaan enemmän kuin tarpeeksi. Ei siis ole ihme, että tärkeät asiat joskus häviävät viestitulvaan. Sisäisessä viestinnässä on nykyään yhä enenevässä määrin siirrytty käyttämään (intra)nettiä, sähköpostilistoja sekä sähköisesti toimitettavia henkilöstötiedotteita. Onkohan koskaan tutkittu, kuinka moni oikeasti lukee näitä ja miten luvut korreloisivat sen kanssa jos tiedotteet jaettaisiin esim. paperisina kuukausitiedotteina? Vastustan kyllä itsekin turhaa paperin haaskausta, mutta myönnän tänäänkin deletoineeni sähköpostistani pari viikkotiedotetta niihin sen kummemmin tutustumatta. Ehkäpä olisi syytä miettiä, miksi roikun noilla postituslistoilla, jos en kerran edes lue sieltä tulevaa postia… hmmm?
Toimiva sisäinen viestintä on tärkeä edellytys toimivalle ukoiselle viestinnälle. On erittäin ikävää, jos tieto asioista saapuu asiaan liittyville henkilöille toisen käden – esim. median – kautta. Yhtä harmillista on, jos media haluaa lisätietoja jostain tiedotetusta asiasta ja henkilöstö ei tiedäkään siitä mitään, vaikka pitäisi. Hyvään sisäiseen tiedottamiseen liittyy säännöstö siitä, kenelle tiedotuksen hoitaminen kuuluu. Itse olen esimerkiksi työskennellyt isossa yrityksessä, jossa hätätilanteiden varalle laadittuihin toimintaohjeisiin oli lisätty kohta ” muista: asiasta tiedottaminen ei kuulu sinulle!”. Näin minimoidaan työnantajan puolelta virheellisen ja väärän tiedon leviäminen.
